Du er gründer og har ansatt din første medarbeider, men hva skal til for å kunne kjøre lønn? Hva må du ha på plass og hva må prioriteres før første lønnsutbetaling?
Arbeidsavtalen
Først og fremst må arbeidsavtalen på plass. Vi har full avtalefrihet i Norge, men det er likevel noen minimumskrav som må på plass i avtalen som man ikke kan avtale seg bort fra. På et minimum skal avtalen inneholde:
- Navn på arbeidstaker, arbeidsgiver, og arbeidssted
- Beskrivelse av arbeidet
- Oppstart, arbeidstid, og arbeidsperioder
- Eventuell prøvetid
- Retten til ferie og feriepenger
- Lønn og godgjørelse
- Oppsigelsesbestemmelser
- Rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver tilbyr
- Ytelser til sosial trygghet som arbeidsgiver betaler for
- Eventuelle tariffavtaler
Kilde: Arbeidstilsynet.no
Dersom ansettelsen er midlertidig vil du også måtte angi arbeidsforholdets varighet. Da utløper kontrakten ved oppsatt dato. Tidligere var det krav om at arbeidsavtalen skulle være utstedt og signert senest én måned etter oppstartsdato. Dette er nå endret og avtalen må være signert senest én uke etter arbeidstaker starter.
Skattekort
Skattekortet hentes elektronisk og må være lastet ned til lønnssystemet før første lønnsutbetaling. Gjøres ikke dette blir den ansatte trukket 50% forskuddsskatt.
Skattetrekkskonto?
Du har kanskje hørt om skattetrekkskonto som var en sperret konto du som arbeidsgiver måtte opprette. Kravet om skattetrekkskonto er fra i år opphevet. Det eneste du må passe på er at forskuddstrekket betales senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Det kan derfor være lurt å følge ekstra godt med dersom du har flere regninger som forfaller den dagen.
A-melding
A-meldingen må sendes til Nav, SSB, og Skatteetaten (samlet) og inneholder flere opplysninger om dine lønnsmottakere, blant annet inntekt, arbeidsforhold, og forskuddstrekk. Fristen er senest den 5. i måneden etter lønnsutbetalingen, men for å sikre rettighetene til din ansatt anbefaler vi å sende den første A-meldingen så snart som mulig etter første lønnsutbetaling.
Yrkesskadeforsikring
Yrkesskadeforsikring er lovpålagt for alle bedrifter som har ansatte. Denne må tegnes hos et privat forsikringsselskap og skal gi erstatning for skader og sykdommer påført i forbindelse med jobb. Merk at forsikringen må være aktiv før den ansatte begynner å jobbe.
Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
Dersom minst ett av de påfølgende kravene er oppfylt så er du pålagt å opprette OTP for din ansatt.
- Foretaket har minst to personer og begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75% eller mer av en full stilling
- Foretaket har minst én arbeidstaker, som ikke har eierinteresser, og en arbeidstid og lønn som utgjør 75% eller mer av full stilling
- Foretaket har personer som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20% eller mer av full stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk
Kilde: Skatteetaten.no
Oppfyller du ett av disse kriteriene må du som nevnt oppdrette OTP og betale minimum 2% av lønnen til den ansatte i ordningen.
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgiften beregnes av brutto lønn for den ansatte og utgjør som hovedregel 14,1%. Det finnes likevel unntak avhengig av næring og hvilken kommune bedriften ligger i. Satsen i Bodø kommune er for tiden 7,9%, mens i omliggende kommer er satsen 5,1%. Øvrige satser og soner finner du hos Skatteetaten (enkelte sektorer er også underlagt egne regler for arbeidsgiveravgift). Arbeidsgiveravgiften betales inn seks ganger i året og gjelder de to foregående månedene. 15. januar betaler du dermed for lønn utbetalt i november og desember året før. 15. mars betaler du for januar og februar osv.
HMS og internkontroll
Fra første ansatte har bedriften plikt til systematisk HMS-arbeid etter internkontrollforskriften, uavhengig av bransje og antall ansatte. Det høres tyngre ut enn det trenger å være for en liten bedrift, men det skal kunne dokumenteres.
Er det 5 ansatte eller mer, så er det krav om at virksomheten skal ha et verneombud. Dersom det er færre enn fem ansatte kan arbeidsgiver og de ansatte skriftlig avtale annen ordning.
Skal du ansette for første gang?
Bruk sjekklisten ovenfor så du sikrer at du har fått meg deg alle lovmessige krav. Om du ønsker trenger du ikke å stå alene med sjekklisten. Vi kan gå gjennom alt med deg slik at du er trygg på at alt er riktig fra dag én. Med bistand fra Gode Tall kan du bruke tiden på virksomheten din og din nye medarbeider, så kan vi stå for papirarbeidet og systeminnstillinger.
